Einleitung

Den heutigen Lifehack wollen wir der Übersichtlichkeit widmen. Wenn wir in onOffice arbeiten, halten wir uns zu einem großen Teil in den Listen verschiedenster Art auf. Die Listentypen sind breit gestreut. Es gibt Immobilienlisten, Adresslisten, Aufgabenlisten, Listen innerhalb des Interessentenreiters und etliche andere Listenansichten in onOffice. Das Schöne daran ist, dass sich alle Listentypen mit relativ wenig Aufwand innerhalb der Administration zentral für alle Benutzer deiner onOffice-Version ändern lassen.

Wenn die Listen einmal konfiguriert sind, wirst du sehen, dass die Übersichtlichkeit in onOffice deutlich zunimmt und du dadurch viel Zeit sparen kannst, weil du wichtige Informationen bereits aus der Liste herauslesen kannst ohne den betreffenden Datensatz überhaupt öffnen zu müssen.

Das Bearbeiten der Listenansichten ist auch für absolute “onOffice-Neulinge” und Ungeübte innerhalb von ca. 15 Minuten möglich.

Ich zeige Dir in dieser Anleitung, wie du Listen für dein ganzes Unternehmen anpassen kannst und abschließend auch, wie du Listen auch nur für dich selbst verändern kannst.

Was ist eine Liste in onOffice

Was alles als Liste in onOffice bezeichnet wird, ist leider nicht immer ganz intuitiv. Es gibt aber einen einfachen Trick, um zu erkennen, ob es sich um eine Liste handelt, die man konfigurieren kannst, oder nicht.

Listen, die sich konfigurieren lassen, erkennst du in onOffice immer an dem Tabellen-Symbol, dass sich in der Kopfzeile der Tabelle, bzw. der Auflistung befindet.

Falls die Listen in deiner onOffice Version sich noch im Auslieferungszustand befinden, ist meiner Meinung nach die Hauptliste der Immobilien sowie die Hauptliste der Adressen ein guter Startpunkt für deine Konfigurationen, weil man in der Regel als Makler sehr viel Zeit in diesen Listen verbringt. Die Liste im Interessentenreiter, sollte von allen Maklern angepasst werden, die viel über den Bereich Interessenten arbeiten, wenn Sie Immobilien verkaufen oder vermieten.

Beispiel: Hauptliste - Adressen

Beispiel: Hauptliste Immobilien

Beispiel: Immosuche - Immobilien breite Liste

Vorbereitung

Um eine bestimmte Listenansicht zu bearbeiten, ist es am sinnvollsten, dass du die entsprechende Liste in deiner onOffice-Version suchst und zur späteren Kontrolle in einem neuen Tab oder einem separaten Browserfenster geöffnet lässt.

Von hier aus öffnest du einen neuen Tab oder ein neues Fenster in onOffice und wechselst in die Administration.

In der Administration wechselst du in den Reiter “Listen/ Formulare” und wählst unter der Option “Konfigurieren von” den Wert “Listen”.

Du findest hier alle konfigurierbaren Listen, die in onOffice enthalten sind. Unter “Modul” suchst du die entsprechende Kategorie von Listen, wie zum Beispiel Aufgaben, Immobilien oder Adressen. Du findest aber auch exotischere Möglichkeiten, wie die Auflistung für den Open-Immo-Export. Stöbern lohnt sich hier auf jeden Fall.

Unter dem Punkt “Liste” findest du alle verschiedenen Listentypen der ausgewählten Kategorie. Für unseren Fall, die Kategorie “Aufgaben”, kannst du nicht nur die Listen in den verschiedenen Dashboard-Widgets anpassen, sondern auch die Aufgabenhauptliste des Aufgabenmoduls.

Listen unternehmensweit bearbeiten

Jetzt, wo alle Vorarbeiten abgeschlossen sind, wird es ernst. Wir passen die Ansicht der onOffice Liste an. Die Methodik ist ganz einfach und es gibt eigentlich nur ein paar Dinge zu beachten.

Verfügbare Felder

Falls du Informationen in deiner Liste vermissen solltest, die du gerade konfigurierst, kannst du diese über die beiden Reiter “Verfügbare Felder - Erweitert” und den “Verfügbare Felder - Allgemein” ergänzen.

Meine Empfehlung ist auch hier einfach mal einen Blick in die unterschiedlichen Auswahloptionen zu werfen, denn oft weiß man gar nicht, was einem fehlen könnte, bis man es in der Auflistung findet und sich denkt, dass diese Information in den Listen hilfreich sein könnte, für das tägliche Arbeiten.

Angewendete Felder

• Über die Zahlen (rote Markierung) lässt sich die Position der verschiedenenen Spalten bestimmen. Je höher die Zahl, desto weiter rechts ist die Spalte später in deiner Listenansicht. Klicke auf eine der Zahlen, um Sie verändern zu können
• Über den Mülleimer (grüne Markierung) lassen sich einzelne Spalten löschen. Zum Löschen klicke auf das Mülleimer-Symbol
• Breite der Spalten verändern (blaue Markierung). Hier gibt es zwei Varianten.
1. Pixel - Hierbei bestimmst du pixelgenau die Breite der Spalte unabhängig von der Größe des Monitors, auf dem die Liste angezeigt wird. Diese Einstellung eignet sich besonders dafür, wenn du weißt, dass die Breite der Spalte immer gleich ist. Beispiele hierfür sind zum Beispiel Datumsangaben, Symbole, Adress- oder Immobiliennummern.
2. Prozent - Diese Option ist ideal geeignet für alle Angaben, von denen man nur ungefähr abschätzen kann, wie lang Sie im Verhältnis zu den anderen Spalten sind. Zum Beispiel ist es wahrscheinlich, dass der Aufgaben Betreff länger ist, als der Name des Kunden. Man würde dem Betreff der Aufgabe deshalb prozentual mehr Platz einräumen, als dem Namen.

Alle Änderungen, die du hier vornimmst, solltest du immer direkt an der Liste überprüfen, die du in der Vorbereitung bereits in einem neuen Fenster oder Tab geöffnet hast und die du verändern möchtest. Achte dabei auf folgende Reihenfolge.

1. Änderungen an Konfiguration speichern
2. In Fenster oder Tab wechseln, der die Liste enthält, die du verändern möchtest
3. Ansicht im Tab oder Fenster über das Disketten Symbol speichern, damit deine geänderten Konfigurationen geladen werden

Listen nur für dich bearbeiten

Weiter oben habe ich Dir gezeigt, wie man Listen unternehmensweit ändern kann. Falls du aber individuelle Listen nur für dich benötigst oder keine Administratorenrechte für die onOffice-Version besitzt, auf der du arbeitest musst du etwas von der oben beschriebenen Anleitung abweichen.

Zuerst suchst du aber auch hier nach der Liste, die du bearbeiten willst. Wenn du diese dann gefunden hast, klickst du oben rechts in der Kopfzeile der Liste auf das Tabellensymbol.

Sobald du auf das Symbol geklickt hast, sollte sich folgendes Pop-Up öffnen, das der Ansicht in der Administration, das wir bereits beschrieben haben, sehr ähnlich sieht.

Der einzige Unterschied zur Bearbeitung in der Administration ist, dass du hier noch auf die Schaltfläche “Spaltenbreiten einblenden” klicken musst, um die Spaltenbreiten verändern zu können.

Abschließende Worte

Ich hoffe, du hattest keine Probleme dabei, deine Listen nach meiner Anleitung zu verändern. Falls du doch Probleme hast, zögere bitte nicht uns einen Kommentar zu hinterlassen, damit wir Dir doch noch helfen können. In der Regel reagieren wir sehr kurzfristig auf Kommentare, sodass du nicht allzu lange auf eine Antwort von uns warten musst.

Für den Fall, dass die Anleitung Dir geholfen hat, freuen wir uns natürlich über ein positives Feedback auf LinkedIn oder Facebook.