Mit Checklisten in OnOffice Arbeitsabläufe optimieren: Standardisierte Prozesse, Automatisierung und klare Strukturen für mehr Effizienz im Makleralltag!

Einleitung

Die erfolgreichsten Makler beherrschen auch den "langweiligen" Teil des Geschäfts. Objektaufbereitung, Objektbschluss, Rechnungsstellung und alles, was sonst noch keinen Spaß im Alltag macht. 

In der hektischen Welt der Immobilienvermittlung ist Organisation aber einer der Schlüssel für nachhaltigen Erfolg. 

Doch wie oft entstehen Verzögerungen oder Missverständnisse, weil Aufgaben unklar verteilt oder Zwischenschritte nicht dokumentiert wurden?

Checklisten in OnOffice bieten eine einfache und innovative Lösung, die es Teams erleichtert, gemeinsam an einem Strang zu ziehen – von der Akquise über den Verkauf bis zur Rechnungsstellung.

Sie helfen nicht nur bei der Aufgabenkoordination, sondern bieten auch eine klare Dokumentation des Fortschritts. In einer Branche, in der Zeit oft Geld bedeutet, können strukturierte Arbeitsabläufe den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Herausforderung

Ein altbekanntes Problem in der Zusammenarbeit ist die mangelhafte Nachverfolgbarkeit von Aufgaben in onOffice, insbesondere wenn mehrere Teammitglieder involviert sind.

Ohne klaren Überblick über den Bearbeitungsstand riskieren Sie ineffiziente Prozesse, doppelte Arbeit, Chaos und erhebliche Verzögerungen. Hinzu kommt, dass unterschiedliche Arbeitsweisen innerhalb des Teams zu Inkonsistenzen führen können.

Das Ziel muss sein, Transparenz und Struktur in die Arbeitsabläufe zu bringen. Eine klare und zentrale Lösung wie Checklisten kann hierbei Abhilfe schaffen, indem sie Standards setzen und die Zusammenarbeit erleichtern.

Lösungsansatz: Checklisten in OnOffice

Checklisten bieten Ihnen die Möglichkeit, standardisierte Prozesse für jede Phase des Immobilienmanagements abzubilden. Ob Akquise, Aufbereitung, Vermarktung oder Abschluss – mit klar definierten Aufgabenpunkten wissen alle Beteiligten jederzeit, was zu tun ist.

Durch ihre Vielseitigkeit sind sie in nahezu allen Bereichen der Immobilienvermittlung einsetzbar.

• Anlegen einer Checkliste: Direkt in der OnOffice-Administration können Sie Checklisten erstellen und an den gewünschten Positionen wie Objekten oder Adressen sichtbar machen. Dadurch sind sie jederzeit zugänglich.
  
  

• Individuelle Anpassungen: Durch Feldfilter lassen sich Checklistenpunkte nur in relevanten Kontexten anzeigen, z. B. bei Objekten im Akquise-Status. So wird sichergestellt, dass die Checkliste immer genau dort sichtbar ist, wo sie gebraucht wird.

  

• Interaktive Funktionen: Mit Single-Select-Feldern können Bearbeitungsstände angezeigt werden. Diese eignen sich hervorragend, um automatisierte Prozesse auszulösen, wie z. B. das Versenden von E-Mails oder das Anlegen von  einzelnen Aufgaben.

  

• Integration mit PropForm: PropForm-Formulare können Checklistenpunkte automatisch ausfüllen und die Checkliste noch vielseitiger machen. Das spart Zeit und reduziert potenzielle Fehler bei der Dateneingabe.

  
  

Erfolgsgeschichten und praktische Beispiele

Ein Beispiel: Ihr Team nutzt Checklisten für die Aufbereitung von eingehenden Eigentümer-Leads.

Eine Backoffice-Kraft erfasst systematisch alle To Do´s im Prozess über eine Checkliste. Ein PropForm-Formular vereinfacht die Eingabe noch weiter, indem es Checklistenpunkte automatisch ausfüllt und die Dateneingabe weiter vereinfacht, weil keine Felder mehr in onOffice gesucht werden müssen. 

Sobald ein Punkt abgeschlossen ist, wird der nächste Arbeitsschritt automatisch aktiviert. So entsteht ein nahtloser Workflow, der nicht nur Zeit spart, sondern auch die Qualität der Arbeit an diesem sehr wichtigen Punkt der Akquise sicherstellt.

Ein weiteres Highlight ist die Integration von Checklisten in den OnOffice-Prozessmanager. Dadurch können Sie automatisierte Workflows starten, z. B. eine Nachricht an den Betreuer schicken, sobald eine Checkliste komplett bearbeitet ist. Diese Automatisierungen sorgen dafür, dass kein Arbeitsschritt übersehen wird und die Kommunikation im Team effizient bleibt.

• Übermitteln von passenden Angeboten. Hierbei ist es irrelevant, ob Sie die Angebote selbst im Bestand haben oder Sie Angebote vom Wettbewerb vorstellen
• Einkaufsberatung - Helfen Sie dem Eigentümer bei der Entscheidungsfindung und bieten Sie ihm Hilfestellungen im Ankaufsprozess
• Hilfe bei der Wahl des richtigen Finanzierungspartners
• Allgemeine Informationen zu Preisentwicklung und Zinsen.

Weiteres Beispiel: Im Bereich der Objektaufbereitung können Checklisten verwendet werden, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Dokumente wie Katasterauszüge, Bodenrichtwerte und Fotos systematisch erfasst werden.

Durch die Nutzung von PropForm-Formularen und die Integration in den Prozessmanager kann die gesamte Checkliste automatisiert abgearbeitet werden. Dies erleichtert nicht nur die Arbeit des Teams, sondern stellt auch sicher, dass die Zeit, die für die Aufbereitung aufgewendet werden muss drastisch sinkt. 

Handlungsempfehlungen

1. Identifizieren Sie relevante Prozesse: Finden Sie die Bereiche in Ihrem Workflow, die von einer Checkliste profitieren können. Denken Sie dabei an Aufgaben wie Akquise, Objektaufbereitung und Verkaufsabschluss.

2. Standardisieren Sie Aufgaben: Erstellen Sie vorab eine Liste aller notwendigen Arbeitsschritte, um nichts zu übersehen. Diese Standardisierung sorgt für Konsistenz und reduziert Fehler.

3. Nutzen Sie Automatisierung: Integrieren Sie Checklisten mit PropForm und dem Prozessmanager, um Ihre Abläufe noch effizienter zu gestalten. Automatisierte Prozesse sparen Zeit und minimieren manuelle Fehler.

4. Schulen Sie Ihr Team: Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter mit der Anwendung von Checklisten vertraut sind und deren Vorteile erkennen. Eine kurze Schulung kann Wunder wirken und die Akzeptanz im Team erhöhen.

5. Regelmäßige Überprüfung: Evaluieren Sie die Nutzung der Checklisten regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie weiterhin relevant und effektiv sind. Passen Sie diese bei Bedarf an.

Fazit

Mit Checklisten in OnOffice schaffen Sie nicht nur Transparenz und Struktur, sondern heben Ihre Effizienz auf ein neues Level.

Durch automatisierte Workflows sparen Sie Zeit und minimieren Fehler. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um Ihr Unternehmen optimal für die Herausforderungen der Digitalisierung zu rüsten. Die Vorteile reichen von einer verbesserten Zusammenarbeit im Team bis hin zu einer gesteigerten Kundenzufriedenheit.

Die Implementierung mag auf den ersten Blick zeitaufwendig erscheinen, doch die langfristigen Einsparungen an Zeit und Ressourcen sind enorm. Stellen Sie sich vor, wie reibungslos Ihre Prozesse laufen könnten, wenn jeder Schritt klar definiert und dokumentiert ist. Probieren Sie es aus und erleben Sie die Veränderung.

Bleiben Sie auf dem Laufenden über die neuesten Trends und Best Practices der Immobilienbranche. Abonnieren Sie jetzt unseren Newsletter „Winning Workflows“ und verpassen Sie keine wertvollen Einblicke mehr!