Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

kyl.immo GmbH

Sailerstraße 17

80809 München

Deutschland

Vertreten durch den Geschäftsführer Adrian Mutzhas

Handelsregister: Amtsgericht München, HRB 306925

Telefon: +49 89 120 853 73
E-Mail: info@kyl.immo

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Eine Bestellpflicht besteht nach § 38 BDSG nicht, weil bei uns nicht ständig mindestens 20 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Anfragen zum Datenschutz richten Sie an die oben genannte Adresse.

2. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare natürliche Person beziehen.

Wir verarbeiten Ihre Daten nur, soweit dies für die jeweils genannten Zwecke erforderlich ist, und löschen sie, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

3. Verarbeitung beim Besuch unserer Website

3.1. Hosting und Auslieferung

Unsere Website wird über die Plattform von HubSpot betrieben. Anbieter ist die HubSpot Ireland Limited, 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland, mit Muttergesellschaft HubSpot Inc., Cambridge, USA. Inhalte werden über das Content-Delivery-Netzwerk von HubSpot ausgeliefert.

Beim Aufruf unserer Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer, verwendeter Browser und Betriebssystem. Diese Verarbeitung ist erforderlich, um die Website auszuliefern und ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb unserer Website.

Mit HubSpot besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Soweit Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und, soweit einschlägig, auf Grundlage der Zertifizierung des Empfängers nach dem EU-US Data Privacy Framework.

3.2. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Wir setzen Cookies und vergleichbare Technologien ein. Technisch notwendige Cookies sind erforderlich, damit die Website funktioniert; ihre Speicherung erfolgt nach § 25 Abs. 2 TDDDG ohne Einwilligung.

Alle nicht notwendigen Cookies, insbesondere zu Analyse- und Marketingzwecken, setzen wir nur nach Ihrer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung verwalten Sie über das Einwilligungsbanner auf unserer Website; Sie können sie dort jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

3.3. Reichweitenmessung mit Google Analytics und Google Tag Manager

Wir nutzen Google Analytics 4 (Messkennung G-3H0QVHM3BR), den Google Tag Manager (Container GTM-M4TVWLTW) und Google Ads Conversion-Tracking. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Das Conversion-Tracking von Google Ads misst, ob ein Besuch, der über eine unserer Anzeigen zustande kam, zu einer von uns definierten Handlung geführt hat, etwa dem Absenden eines Formulars. Dabei wird ein Cookie gesetzt und eine Kennung an Google übermittelt.

Der Google Tag Manager selbst verarbeitet keine Nutzungsprofile, sondern dient der Verwaltung der eingesetzten Skripte. Google Analytics erstellt pseudonymisierte Nutzungsstatistiken, um zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird. Dabei werden insbesondere gekürzte IP-Adresse, Gerätekennungen, Zeitpunkt und Dauer des Besuchs, aufgerufene Seiten und Interaktionen verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Eine Übermittlung in die USA ist möglich; sie erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln und des EU-US Data Privacy Framework.

3.4. Kontakt- und Anfrageformulare

Wenn Sie ein Formular auf unserer Website ausfüllen, verarbeiten wir die dort angegebenen Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Pflichtangaben sind im Formular gekennzeichnet. Die Formulare werden technisch über HubSpot bereitgestellt; die Daten werden in unserem HubSpot-System gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen mit Vertragsbezug und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen.

Wir speichern Anfragedaten, solange sie zur Bearbeitung erforderlich sind, und darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

3.5. Terminbuchung

Über unsere Website können Sie Gesprächstermine buchen. Wir nutzen dafür die Terminbuchungsfunktion von HubSpot. Verarbeitet werden die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten sowie der gewünschte Termin.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung der Vorbereitung eines Vertragsverhältnisses dient.

4. Verarbeitung im Rahmen der Geschäftsbeziehung

4.1. Interessenten und Kunden

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten oder Kunde werden, verarbeiten wir Ihre Kontakt- und Vertragsdaten, insbesondere Name, Funktion, Unternehmen, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, sowie die Korrespondenz und den Verlauf der Zusammenarbeit.

Zwecke sind die Vorbereitung, der Abschluss und die Durchführung des Vertrags, die Rechnungsstellung, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten und die Pflege der Geschäftsbeziehung.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Pflege der Geschäftsbeziehung.

Wir setzen für die Verwaltung dieser Daten HubSpot als Kundenverwaltungssystem ein.

Handels- und steuerrechtliche Unterlagen bewahren wir nach den gesetzlichen Fristen auf, in der Regel sechs oder zehn Jahre.

4.2. E-Mail und Büroanwendungen

Für E-Mail-Korrespondenz, Kalender und Dokumente nutzen wir Google Workspace. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogener Korrespondenz und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.3. Telefonie, Aufzeichnung und Transkription

Für unsere Telefonie nutzen wir den Dienst Aircall. Anbieter ist die Aircall SAS, 11-15 rue Saint-Georges, 75009 Paris, Frankreich, eingetragen unter der Nummer 807 437 595.

Verarbeitet werden Rufnummer, Zeitpunkt und Dauer des Gesprächs sowie die weiteren Verbindungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit das Gespräch der Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags dient, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Erreichbarkeit und der Dokumentation von Geschäftsvorfällen.

Soweit wir ein Gespräch aufzeichnen und automatisiert verschriftlichen, verarbeiten wir zusätzlich den Gesprächsinhalt. Eine Aufzeichnung erfolgt ausschließlich, wenn wir Sie zu Beginn des Gesprächs darauf hinweisen und Sie damit einverstanden sind. Rechtsgrundlage ist dann Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können der Aufzeichnung jederzeit widersprechen, das Gespräch wird dann ohne Aufzeichnung fortgeführt.

4.4. Zahlungsabwicklung und Buchhaltung

Für die Zahlungsabwicklung setzen wir die Stripe Payments Europe Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin, Irland, ein. Bei Buchungen über den onOffice Marketplace erfolgt die Abwicklung über die onOffice GmbH, Charlottenburger Allee 5, 52068 Aachen, und den dort eingesetzten Zahlungsdienstleister.

Für Bankgeschäfte nutzen wir Qonto, für die steuerliche Aufbereitung übermitteln wir Belege an unsere Steuerkanzlei.

Verarbeitet werden Rechnungs- und Zahlungsdaten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO wegen der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

4.5. Lernplattform

Soweit Sie im Rahmen einer Beratungs- oder Coaching-Leistung Zugang zu unserer Lernplattform erhalten, verarbeiten wir Ihre Zugangs- und Nutzungsdaten. Die Plattform wird von der Memberspot GmbH, Rilkestraße 26, 71642 Ludwigsburg, bereitgestellt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.6. Einsatz von KI-Werkzeugen in unserer eigenen Arbeit

Wir nutzen KI-gestützte Werkzeuge, um unsere eigenen Arbeitsabläufe zu unterstützen, etwa bei der Aufbereitung von Korrespondenz, der Zusammenfassung von Gesprächen und der Vorbereitung von Unterlagen. Dabei können auch personenbezogene Daten verarbeitet werden, insbesondere Kontakt- und Korrespondenzdaten.

Wir setzen dafür ausschließlich Anbieter und Tarife ein, mit denen ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht und bei denen die übermittelten Daten vertraglich nicht zum Training der Modelle des Anbieters verwendet werden. Welche Anbieter dies sind, teilen wir auf Anfrage mit; für die Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden sind sie in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung als Unterauftragsverarbeiter benannt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten Bearbeitung. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt; inhaltliche Entscheidungen treffen immer Menschen.

5. Verarbeitung im Auftrag unserer Kunden

Erbringen wir Leistungen für einen Kunden, verarbeiten wir dabei regelmäßig Daten von Personen aus dessen Datenbestand, etwa von Eigentümern, Interessenten oder Mietern. In diesen Fällen ist unser Kunde der Verantwortliche und wir handeln als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage der Auftragsverarbeitungsvereinbarung, die unter kyl.immo/avv abrufbar ist.

Betroffene Personen richten ihre Anfragen und die Ausübung ihrer Rechte in diesen Fällen an den jeweiligen Kunden als Verantwortlichen. Leiten Sie uns eine solche Anfrage zu, geben wir sie an den Verantwortlichen weiter, soweit wir ihn zuordnen können.

6. Newsletter und werbliche Ansprache

6.1. Wir versenden ein regelmäßiges E-Mail-Format mit fachlichen Inhalten zum Einsatz künstlicher Intelligenz in Maklerunternehmen. Verarbeitet werden dabei Ihre E-Mail-Adresse und, soweit angegeben, Name und Unternehmen.

6.2. Die Anmeldung erfolgt über ein Formular auf unserer Website. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit der Bitte, Ihre Anmeldung zu bestätigen (Double-Opt-in). Erst nach dieser Bestätigung nehmen wir Sie in den Versand auf. Wir speichern den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung, um die Einwilligung nachweisen zu können.

6.3. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Gegenüber Bestandskunden versenden wir Informationen zu eigenen, ähnlichen Leistungen auch auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG.

6.4. Wir messen den Erfolg unserer Aussendungen. Dabei erfassen wir, ob eine E-Mail geöffnet und welche Links darin angeklickt wurden, um die Inhalte auf die Interessen der Empfänger auszurichten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie mit der Anmeldung zum Versand erteilen.

6.5. Sie können sich jederzeit abmelden, über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an info@kyl.immo. Mit der Abmeldung widerrufen Sie Ihre Einwilligung. Ihre E-Mail-Adresse bewahren wir danach in einer Sperrliste auf, damit wir Sie nicht erneut anschreiben.

6.6. Der Versand erfolgt technisch über HubSpot.

7. Unsere Auftritte in sozialen Netzwerken

Wir unterhalten einen Unternehmensauftritt auf LinkedIn. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland.

Besuchen Sie unseren Auftritt, verarbeitet LinkedIn Ihre Nutzungsdaten und stellt uns aggregierte Statistiken bereit. Auf diese Verarbeitung haben wir keinen bestimmenden Einfluss. Für die Verarbeitung durch LinkedIn ist dessen Datenschutzerklärung maßgeblich.

Rechtsgrundlage für unseren Auftritt ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in Außendarstellung und Kommunikation.

8. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten weiter an:

• Dienstleister, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig sind, insbesondere für Hosting, Kundenverwaltung, Telefonie, E-Mail und Zahlungsabwicklung,
• Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte im Rahmen ihrer Mandate,
• Behörden und Gerichte, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Eine Weitergabe zu anderen Zwecken, insbesondere ein Verkauf von Daten, findet nicht statt.

9. Übermittlung in Drittländer

Einzelne der von uns eingesetzten Anbieter haben ihren Sitz oder Unterauftragsverarbeiter in den USA. Eine Übermittlung erfolgt nur auf einer der folgenden Grundlagen: ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, insbesondere das EU-US Data Privacy Framework, die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission mit ergänzenden Schutzmaßnahmen oder Ihre ausdrückliche Einwilligung.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist. Danach löschen wir sie, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungspflichten stehen entgegen. Handels- und steuerrechtliche Unterlagen bewahren wir sechs beziehungsweise zehn Jahre auf. Daten von Interessenten, mit denen kein Vertrag zustande kommt, löschen wir 24 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht und Sie nicht in eine weitere Speicherung eingewilligt haben.

11. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@kyl.immo.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 27, 91522 Ansbach.

12. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist grundsätzlich freiwillig. Ohne die zur Vertragsdurchführung erforderlichen Angaben können wir einen Vertrag jedoch nicht abschließen oder durchführen. Pflichtangaben in Formularen sind gekennzeichnet.

13. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Soweit wir KI-gestützte Auswertungen einsetzen, dienen diese der Vorbereitung menschlicher Entscheidungen.

14. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Zerstörung und unberechtigten Zugriff zu schützen. Die Übertragung über unsere Website erfolgt verschlüsselt.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.